EIS ( Executive Information System )

Pengertian EIS ( Executive Information System )

Menurut Watson, EIS adalah system terkomputerisasi yang menyediakan akses bagi eksekutif secara mudah ke informasi internal dan eksternal yang relevan dengan critical success factor ( factor penentu keberhasilan )

·         Sejarah EIS ( Executive Information System )

Executive Information System (EIS) adalah satu jenis dari manajemen informasi sistem dimaksud untuk memudahkan dan mendukung dalam pembuatan keputusan kebutuhan dari eksekutif senior dengan menyediakan kemudahan akses terhadap keduanya baik secara internal dan eksternal mengenai keterangan relevan untuk menemukan gol strategis dari organisasi. Hal Ini biasanya dipertimbangkan sebagai satu bentuk khusus dari satu sistem pendukung keputusan (DSS).

Penekanan dari EIS berada di atas peraga grafis dan mudah untuk pergunakan sebagai interface pemakaian. Mereka menawarkan laporan yang kuat. Pada umumnya, digunakan untuk menolong eksekutif tertinggi di perusahaan yang besar dengan teliti, EIS dapat membandingkan, dan menyoroti variable penting sehingga mereka dapat memonitor kinerja dan mengindentifikasi kesempatan dan masalah.

Baru-baru ini, EIS telah kehilangan ketenarannya karena dibantu oleh intelegen bisnis (dengan area sub dari laporan, analitik dan papan peralatan digital).

Secara umum,  EIS dikembangkan seperti mainframe program berbasis computer. Tujuannya adalah untuk melindungi sekumpulan data dan untuk menyediakan kinerja penjualan atau statistic riset pemasaran untuk membuat keputusan, seperti halnya petugas keuangan, direktur pemasaran dan petugas eksekutif pemimpin. Secara khusus, EIS menyediakan data yang hanya perlu untuk mendukung keputusan level eksekutif dari pada data bagi seluruh perusahaan.

Saat ini, aplikasi EIS tidak hanya pada hirarki perusahaan, tetapi juga dikomputer pribadi pada satu daerah jaringan local. EIS sekarang melewati platform perangkat keras computer dan mengintegrasikan keterangan menyimpan paada mainframe, computer pribadi dan minicomputer. Hal ini memungkinkan karyawan dapat mempergunakan computer pribadi mereka untuk memperoleh akses ke data perusahaan dan memutuskan data yang relevan dalam pembuatan keputusan mereka.

·         Komponen EIS ( Executive Information System )

Komponen dalam sebuah EIS dapat digolongkan menjadi :

a.       Perangkat Keras (hardware)

b.      Perangkat Lunak (software)

c.       Pengguna Interface

d.      Telekomunikasi

e.      Aplikasi

f.        Pabrikasi

g.       Pemasaran

h.      Keuangan

·         KarekteristikEIS ( Executive Information System )

Karakteristik EIS meliputi :

a.       Dibuat untuk individual executive users

b.      Mengekstrak, menyaring (filter) , menyinkat dan melacak data yang penting / critical data

c.      Menyediakan on-line status access ( akses status online), analisa trend dan drill-down ( yaitu memungkinkan pemakai untuk mengakses kerincian atau data pendukung yang ringkas)

d.      Mengakses dan mengintegrasikan data internal dan eksternal yang bersifat luas

e.  Bersifat user friendly, untuk menggunakannya hanya dibutuhkan sedikit ketrampilan tanpa pelatihan

f.        Digunakan langsung oleh eksekutif tanpa perantara

g.       Menampilan informasi grafik, tabular dan tekstual.

Kemampuan tambahan yang dimiliki oleh EIS antara lain :

a.    Memberikan dukungan dalam komunikasi elektronik (missal Email, Computer Conferencing dan Word Processing)

b.      Mempunyai kemampuan analisa data

c.       Mempunyai alat pengorganisasian

·         Model EIS

EIS perusahaan biasanya terdiri dari stasiun-stasiun kerja eksekutif yang terhubung melalui jaringan ke computer pusat. Kondisi ini disajikan dalam gambar diatas. Konfigurasi stasiun kerja terdiri dari sebuah computer pribadi dengan unit penyimpanan sekunder yang menyimpan basis data eksekutif. Basis data ini memuat data dan informasi yang telah diproses sebelumnya oleh kompetur pusat perusahan. Eksekutif akan memasukkan permintaan informasi untuk mengeluarkan tampilan informasi format awal atau untuk menjalankan pemrosesan dalam jumlah minimum. Laporan format awal ini bertindak sebagai “dashboard” bagi eksekutif untuk memonitor factor-faktor penting penentu keberhasilan organisasi.

Model EIS juga menunjukkan komposisi computer pusat yang berhubungan dengaan EIS. Data dan informasi dapat dimasukkan ke dalam basis data korporat dari sumber-sumber eksternal, dan berita-berita serta penjelasan akan peristiwa-peristiwa terbaru akan dapat dimasukkan oleh anggota staff dengan mempergunakan stasiun kerja mereka masing-masing. Selain basis data korporat, EIS meliputi kotak surat elektronik para eksekutif dan koleksi piranti lunak yang menghasilkan informasi eksekutif.

Arus Informasi dalam EIS adalah sebagai berikut

·         Alasan Penggunaan dan Pengembangan EIS ( Executive Information System )

a.  Tekanan eksternal, yang berasal dari lingkungan di luar perusahaan dan bisa meliputi gejolak lingkungan serta persaingan yang meningkat

b.    Tekanan internal, yang meliputi adanya kebutuhan akan informasi baru, yang lebih baik dan lebih tepat waktu, adanya keharusan untuk mengelola organisasi yang semakin kompleks dan sulit untuk dijalankan serta adanya kebutuhan akan system pelaporan yang lebih efisien

c.    Suatu bagian yang  menyediakan informasi bagi eksekutif mengenai kinerja keseluruhan perusahaan.

· Keputusan Penerapan EIS ( Executive Information System )

Untuk menerapkan EIS berbasis komputer, ada 3 pertimbangan yang perlu dilakukan:

1.       Perlukah kita mengembangkan EIS? J

Jika jawabannya tidak, eksekutif cukup mengandalkan sistem yang ada sekarang.

Jika jawabannya ya, maka eksekutif akan menyusun rencana dan tujuan pengembangan dari system yang ada ( hal ini tergantung pada masing-masing perusahaan).

2.       Aapakah tersedia perangkat lunak produktivitas perorangan siap pakai (prewritten personal productivity software) yang memenuhi kebutuhan eksekutif? J

Jika ada , gunakan peralatan lunak tersebut

Jika tidak;, maka eksekutif akan melihat seberapa pentingnya dan apakah akan menambah efisiensi jika dilakukan penambahan perangkat lunak

3.       Perlukah kita membeli perangkat lunak EIS siap pakai?

Jika ya, perangkat lunak tersebut dibeli;

jika tidak staf jasa informasi perusahaan menciptakan perangkat lunak EIS pesanan (custom EIS software).  Contoh-contoh perangkat lunak EIS siap pakai antara lain :

-          Contoh Perangkat lunak produktivitas perseorangan siap pakai adalah S/W umum yang dapat digunakan oleh setiap orang untuk mengembangkan aplikasi mereka sendiri. Contoh : DBMS, paket spreadsheet elektronik, paket grafik, sistem manajemen proyek. Perangkat lunak EIS siap pakai: khusus dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi eksekutif.

-          Contoh S/W awal EIS yang dirancang untuk mainframe adalah Pilot Executive Software, Inc.dari Boston dan Comshore, Inc. dari Aum Arbor, Michigan. Sekarang S/W untuk PC sudah banyak ada.

·         Faktor-faktor Penentu Keberhasilan EIS ( Executive Information System )

Para eksekutif membangun EIS atas dasar konsep-konsep manajemen. Ada 3 konsep dalam EIS yaitu factor-faktor penentu keberhasilan (critical success factors), management by exception dan model mental.

a.      Critical Success Factor (CSF)

Dengan EIS memungkinkan eksekutif memantau seberapa baik perusahaan berjalan dalam hal tujuan dan factor-faktor penentu keberhasilan.Faktor-faktor ini dalam setiap perusahaaanberbeda-beda tergantung dari kegiatan yang dilakukan

Contoh :

Industri kendaraan bermotor, CSF yang diyakini : model, jaringan dealer yang efisien dan pengendalian biaya manufaktur yang kuat.

Industri asuransi jiwa, CSF yang diyakini : pengembangan personil manajemen agen, pengendalian personil administrative dan inovasi dalam menciptakan produk-produk asuransi.

b.      Management By Exception (MBE)

Diterapkan dengan cara membandingkan kinerja anggaran dan pelaksanaan aktualnya.Perbandingan antara kinerja yang direncanakan dengan kinerja actual. Sehingga informasi dapat langsung didapat dan digunakan untuk menyelesaikan setiap permasalahan. Pie Chart menyajikan komposisi kinerja actual , table menyajikan perbandingan aktula terhadap anggaran. Software EIS dapat secara otomatis mengidentifikasi ‘exception’ agar diperhatikan eksekutif.

c.       Mental Models

Peran utama EIS adalah membuat sari dari data dan informasi yangvolumenya besar untuk meningkatkan kegunaannya. Pengambilan sari inidisebut penempatan informasi (information compression). Dimanamenghasilkan suatu gambaran atau model mental dari operasi perusahaan.Model tersebut memungkinkan seseorang membuat penilaian danperkiraaan untuk memahami, memutuskan tindakan yang perlu diambil danuntuk mengembalikan pelaksanaannya.

Tahun 1973, P.N. Johnson – Lavid menciptakan istilah model mental, yakni “memungkinkan perorangan untuk membuat penilaian dan perkiraan, untuk memahami fenomena, untuk memutuskan tindakan yang perlu diambil dan untuk mengendalikan pelaksanaannya dan di atas semuanya untuk mengalami kejadian melalui pengganti (proxy).”

Rockart dan Delong mengidentifikasi 8 faktor penentu keberhasilan EIS, yaitu :

1.       Sponsor eksekutif yang mengerti dan berkomitmen; eksekutif tingkat puncak, lebih baik CEO, harus berfungsi sebagai sponsor eksekutif EIS dengan mendorong penerapannya.

2.   Sponsor operasi, kalau sponsor eksekutif sibuk dapat diberikan kepada eksekutif lebih rendah, misal wakil presiden eksekutif. Sponsor operasi bekerjasama dengan eksekutif pemakai dan spesialis informasi untuk memastikan pekerjaan itu terlaksana.

3.    Staf jasa informasi yang sesuai; tidak saja mengerti teknologi informasi tetapi juga mengerti cara eksekutif menggunakan system itu.

4.      Teknologi informasi yang sesuai; H/W dan S/W tidak lebih dan tidak kurang.

5.  Manajemen data; data harus selalu mutakhir dengan mengidentifikasi tanggal dan jam dimasukkan dalam sistem. Juga perlu analisis melalui drill-down – dengan bertanya kepada manajer data atau keduanya.

6.    Kaitan yang jelas dengan tujuan bisnis; EIS harus berhasil memecahkan masalah-masalah spesifik/untuk memenuhi kebutuhan yang dapat ditangani teknologi informasi.

7.    Manajemen atas penolakan organisasi. Jika seorang eksekutif menolak EIS, perlu upaya untuk mendapatkan dukungan. Untuk itu perlu identifikasi masalah tanggal tersebut, kemudian menerapkan EIS dengan prototyping untuk mengatasi masalah tersebut.

8.  Manajemen atas penyebaran dan evolusi sistem; jika manajemen tingkat atas mulai menerima informasi dari EIS, manajer tingkat bawah ingin menerima output yang sama.

· Penyebab kurang berhasilnya kinerja EIS ( Executive Information System )

Tercatat 3 hal dominan yang menyebabkan kurang berhasilnya atau menurunya kinerja EIS setelah diimplementasikan pada suatu perusahaan

a.       Disebabkan karena kesalahan pengertian cara kerja EIS itu sendiri yang dianggap sebagai suatu system yang terpisah dari modul-modul teknologi informasi lain dalam perusahaan. Modul EIS hanay melakukan peringkasan data dari system basis data yang telah ada. Jika data pada database utama memiliki struktur yang buruk maka informasi yang dihasilkan oleh system EIS pun tidak memiliki kualitas yang baik

b.      Disebabkan karena tidak adanya  prosedur yang baik untuk menjaga agar data yang ada selalu up to date. Seringkali para eksekutif mengeluh bahwa laporan EIS yang diterima sudah tidak sesuai dengan kebutuhan pada saat itu. Jika modul EIS yang dimiliki terintegrasi dengan system basis data, maka yang perlu dipelihara adalah keteraturan melakukan update data, sedangkan jika system EIS tidak terintegrasi dengan system basis data maka mekanisme yang harus dijaga adalah keteraturan melakukan interfacing antara system basis data dengan modul EIS yang ada, baik secara manual maupun dibantu degan program computer.

c.    Disebabkan karena modul EIS yang terlampau sederhana ( tidak banyak memiliki fasilitas-fasilitas yang dapat memberikan advance fitur) sehingga sulit mengakomodasi kebutuhan masing-masing eksekutif yang kadangkala berbeda satu sama lain dan dapat berubah – ubah sewaktu-waktu

· Trend EIS di Masa Depan

a.       Penggunaan EIS pada perusahaan besar menjadi umum.

b.      Software EIS dengan harga lebih murah makin dibutuhkan.

c.       SIM dan DSS masa depan akan menjadi seperti EIS saat ini.

d.      Dibandingkan aplikasi lain lebih banyak usaha yang dilakukan agar user menerima EIS. Kita akan melihat perangkat lunak SIM dan DSS kelas baru yang berisi banyak feature EIS, dirancang untuk manajer pada tingkat yang lebih rendah.

e.      Eksekutif akan mempertahankan komputer secara perspektif.